Политика в отношении обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных составлена в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению их безопасности, применяемые Оператором. Оператор — Мамаев Сергей Вячеславович, плательщик налога на профессиональный доход, ИНН 190119109421 (далее — Оператор).

1.2. Оператор считает соблюдение прав и свобод человека при обработке его персональных данных одной из основных задач при эксплуатации веб-сервиса Biro.

1.3. Настоящая Политика распространяется на информацию, которую Оператор получает при использовании сайта:

https://birofile.ru

в том числе при регистрации, авторизации, использовании личного кабинета, загрузке и передаче файлов, обращении в поддержку и использовании иных функций сервиса Biro.

1.4. Актуальная версия Политики размещается в свободном доступе по адресу:

https://birofile.ru/privacy

1.5. Использование отдельных функций Biro может требовать предоставления персональных данных. В случаях, предусмотренных законодательством, обработка осуществляется после получения согласия субъекта персональных данных.

2. Основные понятия

2.1. Персональные данные — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу.

2.2. Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий с персональными данными, включая их сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, предоставление доступа, передачу, блокирование, удаление и уничтожение.

2.3. Автоматизированная обработка — обработка персональных данных с использованием средств вычислительной техники.

2.4. Оператор — лицо, которое самостоятельно или совместно с другими лицами организует обработку персональных данных и определяет цели такой обработки.

2.5. Пользователь — лицо, использующее сайт или функции сервиса Biro.

2.6. Аккаунт — учётная запись зарегистрированного пользователя сервиса Biro.

2.7. Отправитель — пользователь, загружающий файл через публичную страницу Biro.

2.8. Получатель — пользователь аккаунта Biro, которому посредством сервиса предоставляется доступ к загруженному файлу.

2.9. Файл — электронный документ или иной цифровой объект, временно загружаемый пользователем в сервис Biro.

2.10. Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых персональные данные становятся невосстановимыми.

3. Права и обязанности Оператора

3.1. Оператор вправе:

• получать от Пользователя достоверные сведения, необходимые для оказания услуг;
• обрабатывать персональные данные в объёме, необходимом для функционирования Biro;
• продолжать обработку данных после отзыва согласия, если для этого существуют предусмотренные законом основания;
• использовать обезличенную техническую информацию для обеспечения безопасности и стабильности сервиса.

3.2. Оператор обязан:

• обрабатывать персональные данные законно и только для заявленных целей;
• не допускать избыточной обработки;
• принимать правовые, организационные и технические меры защиты;
• обеспечивать доступ к настоящей Политике;
• прекращать обработку и уничтожать персональные данные в случаях, предусмотренных законом;
• предоставлять субъекту информацию об обработке его данных по законному запросу.

4. Права и обязанности субъектов персональных данных

4.1. Пользователь вправе:

• получать сведения об обработке своих персональных данных;
• требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они являются неполными, устаревшими, неточными либо обрабатываются незаконно;
• отозвать согласие на обработку данных;
• требовать прекращения обработки в предусмотренных законом случаях;
• обращаться к Оператору по вопросам обработки персональных данных;
• обжаловать действия Оператора в уполномоченный орган или суд.

4.2. Пользователь обязан:

• предоставлять достоверные сведения;
• не передавать через Biro персональные данные третьих лиц без законных оснований;
• самостоятельно оценивать правомерность загрузки файлов, содержащих персональные данные третьих лиц.

5. Принципы обработки персональных данных

5.1. Обработка осуществляется на законной и справедливой основе.

5.2. Обработка ограничивается заранее определёнными и законными целями.

5.3. Не допускается обработка данных, несовместимая с первоначальными целями их сбора.

5.4. Обрабатывается только тот объём данных, который необходим для соответствующей цели.

5.5. Оператор принимает разумные меры для обеспечения актуальности и достоверности обрабатываемых данных.

5.6. Персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки или требования закона.

5.7. По достижении целей обработки данные удаляются или уничтожаются, если иное не предусмотрено законодательством или договором.

6. Категории субъектов персональных данных

Оператор может обрабатывать данные следующих категорий лиц:

• зарегистрированных пользователей Biro;
• отправителей файлов;
• получателей файлов;
• лиц, обращающихся в службу поддержки;
• плательщиков за услуги Biro;
• посетителей сайта.

Также обрабатываются данные лиц, оставивших заявку на подключение Biro.

7. Цели, данные и способы обработки

7.1. Регистрация и предоставление доступа к Biro

Цель:

создание аккаунта, идентификация пользователя, предоставление доступа к сервису и личному кабинету.

Обрабатываемые данные:

• адрес электронной почты;
• название аккаунта;
• сведения о подтверждении email;
• сведения об авторизации;
• технические идентификаторы сессии.

Правовые основания:

• согласие субъекта персональных данных;
• заключение и исполнение договора/публичной оферты между Пользователем и Оператором.

Действия с данными:

• сбор;
• запись;
• систематизация;
• хранение;
• уточнение;
• использование;
• удаление;
• уничтожение.

7.2. Подтверждение электронной почты и восстановление доступа

Цель:

подтверждение принадлежности email Пользователю, защита аккаунта, восстановление пароля.

Обрабатываемые данные:

• адрес электронной почты;
• данные о коде подтверждения;
• сведения о времени отправки;
• количество попыток подтверждения;
• сведения о восстановлении доступа.

Действия:

• сбор;
• хранение;
• использование;
• отправка информационных сообщений;
• удаление;
• уничтожение.

Письма такого характера являются сервисными и необходимы для работы аккаунта.

7.3. Предоставление функциональности временной передачи файлов

Цель:

обеспечение временной загрузки, хранения, получения и передачи файлов между отправителем и получателем.

Обрабатываемые данные:

• имя файла;
• размер;
• тип файла;
• технический идентификатор файла;
• время загрузки;
• связанный код передачи;
• информация, содержащаяся внутри файла, если она относится к определённому или определяемому физическому лицу.

Оператор заранее не определяет содержимое загружаемых файлов.

Файлы могут содержать:

• текстовые документы;
• изображения;
• фотографии;
• документы в формате PDF;
• таблицы;
• презентации;
• иные цифровые материалы.

При этом Biro не запрашивает фотографии, паспортные данные, сведения об образовании или иные категории персональных данных как обязательные данные пользователя. Такие сведения могут оказаться внутри файла только по инициативе отправителя.

Действия с данными:

• получение;
• запись;
• временное хранение;
• предоставление доступа определённому получателю;
• загрузка получателем;
• удаление;
• уничтожение.

7.4. Заявки на подключение и уведомление о запуске

Цель: сохранить заявку и отправить одно письмо о запуске подключения. Данные: email, дата заявки, версия согласия и сведения об отправке уведомления. Основание — отдельное согласие, которое предоставляется пустой по умолчанию галочкой в форме. Действия: сбор, запись, хранение, использование для отправки письма, удаление. Заявка не создаёт аккаунт и не означает согласия на другие рекламные рассылки. Для удаления заявки и отзыва согласия напишите на support@birofile.ru с email заявки. Данные хранятся до отправки уведомления или отзыва согласия и затем удаляются в пределах требований закона.

8. Временные пользовательские файлы

8.1. Файлы, загружаемые через Biro, предназначены исключительно для временной передачи.

8.2. Файлы не используются Оператором:

• для рекламных целей;
• для формирования профилей пользователей;
• для обучения моделей;
• для публикации;
• для передачи неопределённому кругу лиц.

8.3. Доступ к файлу предоставляется только в рамках механизма Biro соответствующему получателю.

8.4. Стандартный срок доступности передачи составляет 20 минут после успешной загрузки. По истечении срока сервер закрывает доступ по коду, а периодическая фоновая очистка удаляет файлы и метаданные. При техническом сбое удаление повторяется после восстановления работы.

8.5. Код становится недействительным при истечении срока, независимо от момента физического удаления. Полученные получателем копии находятся вне хранилища Biro: их использование и удаление контролирует получатель.

8.6. Запись об истёкшей передаче без файлов сохраняется до суток, чтобы отличать истёкший код от неправильного. Содержимое файлов в этой записи не хранится. Незавершённые загрузки после сбоя удаляются механизмом очистки оставшихся файлов.

9. Оплата услуг

В текущей версии онлайн-оплата не подключена и платёжные данные сервисом не собираются. Положения этого раздела о платёжном операторе применяются после подключения оплаты.

9.1. Для оплаты подписки Biro Пользователь может быть перенаправлен к платёжному оператору.

9.2. После подключения платёжной системы оплата может осуществляться через Robokassa.

9.3. Оператор Biro не получает и не хранит полный номер банковской карты, CVC/CVV-код и иные данные банковской карты, если обработка таких данных производится непосредственно платёжным оператором.

9.4. Оператор может получать от платёжной системы сведения, необходимые для учёта оплаты:

• идентификатор операции;
• сумма;
• дата и время;
• статус платежа;
• сведения, необходимые для идентификации аккаунта и оплаченного периода.

9.5. Порядок обработки данных самим платёжным оператором определяется его собственной политикой.

10. Технические данные

При использовании Biro автоматически могут обрабатываться:

• IP-адрес;
• дата и время обращения;
• сведения о браузере и устройстве;
• данные пользовательской сессии;
• технические журналы событий;
• сведения об ошибках и действиях, связанных с безопасностью.

Такие данные используются для:

• поддержания работоспособности;
• защиты аккаунтов;
• предотвращения злоупотреблений;
• диагностики ошибок;
• обеспечения информационной безопасности.

11. Cookies

11.1. Biro может использовать cookies и аналогичные технологии для:

• поддержания авторизованной сессии;
• обеспечения безопасности;
• сохранения технических настроек;
• корректной работы сайта.

11.2. Cookies, строго необходимые для работы сервиса, используются в объёме, необходимом для предоставления функций Biro.

11.3. Если в дальнейшем будут подключены аналитические или рекламные cookies, требующие отдельного согласия, сайт должен предоставлять пользователю соответствующий выбор.

12. Правовые основания обработки

Обработка персональных данных осуществляется для заключения и исполнения договора по инициативе пользователя, исполнения обязанностей Оператора, предусмотренных законодательством РФ, а в случаях, когда необходимо согласие, — на основании отдельного согласия субъекта. Требования к обработке определяются Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». Публикация Политики не заменяет согласия в случаях, когда оно требуется.

13. Порядок и условия обработки

13.1. Обработка преимущественно осуществляется автоматически.

13.2. Оператор принимает меры по предотвращению несанкционированного доступа.

13.3. Доступ к персональным данным предоставляется только лицам и сервисам, которым он необходим для исполнения соответствующей функции.

13.4. Персональные данные не распространяются неопределённому кругу лиц без отдельного законного основания.

13.5. Передача может осуществляться лицам, привлекаемым Оператором для обеспечения функционирования Biro, в том числе:

• хостинг-провайдерам;
• почтовым сервисам;
• платёжным операторам;
• поставщикам технической инфраструктуры,

если такая передача необходима для работы сервиса и осуществляется на законном основании.

14. Место хранения персональных данных

При сборе персональных данных граждан Российской Федерации посредством сети Интернет запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение осуществляются с использованием баз данных на территории Российской Федерации в случаях, предусмотренных законодательством. Оператор обеспечивает соблюдение применимых требований к размещению данных при выборе и изменении инфраструктуры.

В текущей версии используются серверная инфраструктура и почтовая доставка Beget. Сведения об обработке и месте хранения персональных данных можно запросить у Оператора по адресу support@birofile.ru.

15. Сроки обработки и хранения

15.1. Данные аккаунта хранятся до удаления аккаунта, прекращения договора или наступления иного основания для прекращения обработки.

15.2. Данные, необходимые для исполнения требований налогового, бухгалтерского или иного законодательства, могут храниться в течение предусмотренных законом сроков.

15.3. Email может храниться на протяжении существования аккаунта.

15.4. Пользовательские файлы хранятся в течение установленного краткого периода и автоматически уничтожаются.

15.5. Одноразовые коды подтверждения и восстановления используются в течение ограниченного срока и после использования или истечения срока становятся недействительными.

15.6. Сессия входа действует до 7 дней, истёкшие сессии удаляются фоновой очисткой. Коды подтверждения email и восстановления действуют 10 минут. Для удаления аккаунта или прекращения обработки направьте запрос в поддержку. Сведения о предоставленном согласии (версия документа, дата, аккаунт и действие регистрации или входа) сохраняются для подтверждения факта согласия в пределах сроков, обусловленных этой целью и законом.

16. Защита персональных данных

Оператор применяет разумные и необходимые меры, в том числе:

• HTTPS;
• разграничение доступа;
• серверную авторизацию;
• безопасное хранение паролей в виде хэшированных значений;
• ограничение попыток входа и подтверждения;
• автоматическое удаление временных файлов;
• контроль срока действия кодов;
• изоляцию данных разных аккаунтов;
• регулярное обновление программного обеспечения;
• ограничение доступа к серверной инфраструктуре;
• журналирование событий безопасности.

17. Трансграничная передача

17.1. Трансграничная передача не является целью обработки данных в Biro. При привлечении поставщиков инфраструктуры Оператор проверяет место обработки данных и применимые требования законодательства.

17.2. Если для отдельной функции потребуется трансграничная передача, до её начала Оператор обеспечивает предусмотренные законом основания, уведомления и меры защиты.

18. Конфиденциальность

Оператор и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать их третьим лицам и не распространять без согласия субъекта, кроме случаев, предусмотренных законом.

19. Отзыв согласия и обращения

Пользователь вправе направить запрос:

• об уточнении данных;
• об удалении данных;
• о прекращении обработки;
• об отзыве согласия;
• о предоставлении информации об обработке.

Запрос направляется на:

support@birofile.ru

В обращении рекомендуется указать сведения, позволяющие идентифицировать аккаунт, например email регистрации.

Отзыв согласия не препятствует дальнейшей обработке в случаях, когда у Оператора существуют другие законные основания для такой обработки.

20. Изменение Политики

20.1. Оператор вправе вносить изменения в настоящую Политику.

20.2. Новая редакция вступает в силу с момента её публикации на сайте, если самой редакцией не предусмотрено иное.

20.3. Актуальная версия всегда доступна по адресу:

https://birofile.ru/privacy

21. Реквизиты Оператора

Оператор:

Мамаев Сергей Вячеславович

Статус:

плательщик налога на профессиональный доход (самозанятый)

ИНН:

190119109421

Сервис:

Biro

Сайт:

https://birofile.ru

Email:

support@birofile.ru